8 Tipps für eine erfolgreiche To-Do-Liste – So bringst du Struktur in deine Aufgabenplanung und behältst den Überblick

Wir alle haben viel zu tun. Meistens sogar zu viel. Nicht nur in der Arbeit. Wenn wir nach Hause kommen, geht es gleich weiter mit der Aufgabenflut. Hier einige meiner Aufgaben, die seit Tagen auf Erfüllung warten:

  • Einen Blog-Artikel schreiben
  • Mein E-Book veröffentlichen
  • Rezepte für die anstehende Party ausprobieren
  • Die Hunde waschen
  • Die Hundekissen in die Waschmaschine bringen
  • Mein Facebook-Profil aufräumen
  • Meine Schreibtisch leer räumen
  • Die Ablage wegheften
  • Mein Tablet updaten
  • Und einiges mehr

Und eigentlich möchten wir doch nur Schönes machen, unseren Hobbies nachgehen, Zeit für uns haben und für die Dinge, die wir gerne tun und die uns mit anderen Menschen in Kontakt bringen. Ein super Ansatz, seine Aufgaben zu organisieren und besser abzuarbeiten, ist eine To-Do-Liste. Ich kenne viele Menschen, die eine haben, ich kenne aber genauso viele Menschen, die mit ihr Schwierigkeiten haben. Sie ist nicht aktuell, zu kompliziert zu pflegen oder zu lang. Ich bin mit meiner sehr zufrieden. Hier mal ein Bild von ihr damit du weisst, wie ich dabei vorgehe:

 

ToDoListe Bild

Und hier sind meine acht Tipps für eine erfolgreiche To-Do-Liste:

Tipp 1: Aufgabenpflege erfordert Disziplin

Ich weiß, die schlechte Nachricht zuerst. Eine To-Do-Liste wird dir das Abarbeiten deiner Aufgaben erleichtern, aber sie muss unbedingt gut gepflegt sein. Es gibt keinen Weg daran vorbei, wenn du dich damit nicht beschäftigen willst, lass es lieber gleich. Und nun die gute Nachricht: 10 Minuten am Tag sind genug. Oder eine halbe Stunde in der Woche, je nachdem, wie du arbeiten möchtest. Plane diese Zeit fest ein, entweder direkt am Morgen (zum Beispiel noch im Bett zum Aufwachen…) oder am Abend. Wenn du wöchentlich planst, ist natürlich der Sonntag oder Montag ein guter Tag zur Wochenplanung.

Tipp 2: Suche dir das Tool, das zu dir passt

Es bringt nichts, sich zu verbiegen. Ich zum Beispiel bin absoluter Online-Mensch. Ich werde mich nie an Stift und Papier gewöhnen und ich will es auch nicht. Ich müsste es mit rumschleppen und vor allem müsste ich meine eigene Handschrift noch Tage später entziffern können. Das ist schlichtweg unmöglich. Nimm dir also Zeit für die Suche und finde das Tool, das zu dir passt. Du stehst auf schöne Dinge? Vielleicht ist ein schickes Notizbuch das richtige für dich. Du magst kreatives Chaos? Dann ist vielleicht eine Wand mit Post-Its ideal für dich.

Tipp 3: Nimm dir Zeit für die Grundlagen

Bevor du anfängst, zu planen, überlege dir ein paar Dinge:

  • Muss ich andere bei meiner Planung mit einbeziehen? Und wenn ja, unterstützt das Tool, das ich benutze, das?
  • Wie ausführlich muss ich meine Aufgaben beschreiben? Wenn du ein gutes Erinnerungsvermögen hast, reichen oft Stichpunkte zur Planung, wenn nicht, brauchst du vielleicht detailliertere Einträge.
  • Wieviele Aufgaben werden zusammenkommen? Je mehr Aufgaben du organisieren musst, desto besser muss das Planungsvermögen deines Tools sein. Ein paar Aufgaben kann jeder in einer Liste überblicken. Ein paar hundert Aufgaben eher nicht. Dann brauchst du vielleicht Prioritäten und Fälligkeiten zur Übersicht.
  • Wo plane ich meine Aufgaben? Nur zuhause? Dann tut es auch eine Pinnwand oder ein Whiteboard. Überall? Dann sollte deine Planung mobil sein.

Tipp 4: Plane jede Aufgabe

Oft denken wir: Na, das kann ich mir ja merken, das ist ja wirklich nur eine Kleinigkeit. Das könnte stimmen, aber was bringt die eine Planung, wenn sie nicht vollständig ist? Gewöhne dich also daran, alle Aufgaben zu planen. Das macht es wirklich übersichtlicher, vor allem, wenn du dir dann Zeit nehmen musst für deine Aufgaben. Dann kannst du wirklich die Dinge zuerst erledigen, die auch als erste dran sein sollten. Und du kannst dich viel öfter daran erfreuen, eine Aufgabe als erledigt zu markieren.

Tipp 5: Plane mit Prioritäten

Ich weiß, ich habe gerade gesagt, ein paar Aufgaben kann man auch ohne überblicken. Aber du wirst sehen, wenn du mal angefangen hast zu planen, werden es schnell eine Menge Aufgaben. Daher rate ich dir, mit Prioritäten zu planen. Für mich reichen Prios von 1 bis 3, aber entscheide selbst, wie viele Abstufungen du machen willst. Und verwechsle Prioritäten nicht mit Dringlichkeit. Klar, manchmal wird die Prio durch die Dringlichkeit bestimmt, aber das führt schnell dazu, dass wir die dringenden Dinge machen und nicht die, die für uns den meisten Mehrwert darstellen. Eine hohe Priorität verdient eine Aufgabe, die dir selbst möglichst viel bringt. Viel Entlastung, viel Lob, viel Freiheit oder was auch immer. Zum Unterschied von Dringlichkeit und Wichtigkeit gibt es eine Menge zu sagen, das sprengt hier den Rahmen. Folge meinem Blog und ich komme auf das Thema später noch einmal zurück.

Tipp 6: Plane realistisch

Nimm dir nicht zu viel vor. Wir neigen dazu, uns mehr zuzutrauen, als wirklich geht. Mein Partner zum Beispiel verschwindet immer mit den Worten „Ich schreibe nur kurz eine Mail an meine Mutter“ am Schreibtisch und taucht eine Stunde später mit den Worten „Hmm, das hat jetzt doch irgendwie länger gedauert als gedacht!“ wieder auf. Das ist menschlich. Versuche also, so gut wie möglich einzuschätzen, wie groß deine Aufgabe ist und wann du sie wirklich abarbeiten kannst. Das hilft dir sehr, dass deine To-Do-Liste nicht überläuft.

Tipp 7: Nimm deinen Kalender zur Hilfe

Das Problem ist oft, dass wir einen Kalender haben, in dem wir unsere festen Termine planen und zusätzlich eine To-Do-Liste. Nur wenige Tools bieten beides gut miteinander verknüpft. Das führt oft dazu, dass wir uns vornehmen, etwas von der To-Do-Liste zu bearbeiten und dann merken, dass wir aber schon verplant sind, von einem Termin, einem Treffen mit Freunde oder was auch immer.
Wenn du also erfolgreich sein möchtest, nimm zur Planung immer auch mal wieder deinen Kalender zur Hand. Prüfe, wenn du ein Fälligkeitsdatum für eine Aufgabe setzt, ob es realistisch ist, auch bis dahin fertig zu sein. Wenn nicht, ändere die Fälligkeit oder lehne die Aufgabe ab, weil sie nicht machbar ist.

Tipp 8: Hake erledigte Aufgaben sofort ab

Wenn du etwas erledigt hast, trage das sofort in deiner To-Do-Liste ein. Lösche die Aufgabe, setze sie auf erledigt, markiere sie oder was auch immer. Du wirst sehen, wieviel Spaß es macht, Dinge auch optisch als erledigt vor sich zu haben. Das Gefühl „Das habe ich geschafft“ ist unglaublich wichtig für eine erfolgreiche To-Do-Liste, denn der Erfolg motiviert dich, weiter zu machen. Feiere also deine Erfolge und genieße, dass du immer wieder einen Teil deiner Liste abhaken kannst. So wirst du sicherlich erfolgreich sein.

Ich hoffe, diese Tipps helfen dir dabei, ein begeisterter To-Do-Listen-Benutzer zu werden. Ich freue mich sehr über deine Kommentare und Erfahrungen mit deinen To-Do-Listen.

Ich wünsche dir viel Erfolg

Gregor Falkenhagen
Feel Free to be You

2 Comments

  1. Frohes neues Jahr!

    Aus dem Bild erschließt sich mir leider nicht, wie du die labels verwendest, kannst du das bitte erläutern?

    Ciao, Carsten.

    • Hallo Carsten, Klar, kein Problem. Ich benutze die Labels in dem gezeigten Beispiel als Priorisierung. Bei mir ist Türkis Prio1, Blau Prio2 und Violett Prio3. Du kannst die Labels aber letztendlich für alles mögliche verwenden, zum Beispiel für unterschiedliche Stände (zum Beipiel GELB=NEU, GRÜN=BEGONNEN, BLAU=VERSCHOBEN). Im Label Reiter kannst du jederzeit neue Labels anlegen. Ich hoffe, meine Antwort hilft dir weiter. Lass mich bitte wissen, wenn du noch mehr Informationen benötigst. Ein frohes neues Jahr. Gregor.

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